Как провести ремонт в офисе

Пожалуйста. Помогите мне разобраться. Я только начала работать.

У меня в организации производится ремонт. Мы только начали деятельность и ремонтируется все (красятся стены, потолок, собирается мебель, стеллажи и т. д.). Здание принадлежит не нам. Нам его передали в безвозмездное пользование. Начиная с июня месяца закупаются материалы. Директор сказал, что практически все ремонтные работы оформить хозяйственным способом. Ремонт "типа" делает он сам. До июля месяца в организации числился только директор. С июля месяца на работу принята бухгалтер и менеджер отдела продаж. Мне нужно списать материалы. Проверьте, пожалуйста алгоритм моих действий.

1. Создам приказ от имени директора о проведении ремонта, в этом же приказе отмечу, что директор назначается ответсвенным за проведение ремонта. приказ будет датироваться маем, т. к. материалы закупались в июне.

2. В июле я делала о приказ о создании постоянно действующей комиссии для списания объектов основных средств, товарно-материальных ценностей и бланков строгой отчетности. Поэтому я думаю, что больше мне приказ о назначении комиссии делать не нужно.

3. За август я сделаю акт на списание материалов. И спишу стоимость использованных материалов за август. Также составлю записку от имени директора о том, что все отремонтировано благотворительно.

Что делать с дефектным актом, если в мае числился только один директор, а в комиссии должно быть мин 3 чел. Мне его вообще нужно составлять?

Что делать со сметой затрат? Мне её нужно составлять? Если да, то подскажите пожалуйста как правильно это сделать.

Пожалуйста помогите мне разобраться.